Månad: maj 2018

Vemdalsskalets Vägförening
 
HANTERING AV MEDLEMSUPPGIFTER
Rutiner
 
 
Enligt den nya dataskyddsförordningen (GDPR – General Data Protection Regulation) som träder i kraft i maj 2018 så måste alla registerhållare utse personuppgiftsansvariga samt fastställa rutiner för hur medlemsuppgifter hanteras.
 
En Samfällighetsförening är enligt lagen skyldig hålla register över sina medlemmar.
Vägföreningen använder sig av det webbaserade verktyget Vägfas för all registerhållning. Detta är ett lösenordskyddat verktyg som endast styrelsen och vår inhyrda administratör har tillgång till.
Registret uppdateras automatiskt med nya uppgifter från Lantmäteriet.
 
Detta har vi i Vemdalsskalets Vägförening gjort för att du som medlem ska känna dig trygg och för att vi ska uppfylla lagstadgade krav. Det är viktigt för dig som medlem att veta följande om våra register och vilka rutiner vi har fastställt för medlemsuppgifter.
 
Vi behandlar följande personuppgifter
• Namn
• Adress
• Telefonnummer
• Fastighetsbeteckning
 
Uppgifterna finns i föreningens
• Medlemsregister
• Debiteringslängd
• Röstlängd
• Register över förtroendevalda
 
Hur behandlas uppgifterna?
I manuella pärmar och på dator som styrelsen ansvar för (praktiskt sker detta genom vår administratör Maritta Stensson på Vemservice AB). I samband med kallelse till årsmöte klargörs att debiteringslängden kommer att avhandlas på årsmötet, liksom uppgifter om föreningens räkenskaper och förslag till budget för kommande verksamhetsår.
 
Styrelsen ansvarar för att uppgifterna är uppdaterade. Uppgifterna i registren används enbart för interna bruk. Styrelsen har säkerställt att personuppgifter i föreningens register inte sprids till obehöriga.
 
Hur länge sparas uppgifterna?
Personuppgifter om medlemmarna sparas i medlemsregistret så länge personerna är anslutna till samfällighetens gemensamhetsanläggning och medlemmar i samfälligheten. Debiteringslängd och röstlängd kommer att sparas i 10 år från dagens för årsmötet med hänsyn till reglerna om allmän preskription.
Så länge ett samtycke föreligger kommer personuppgifterna som behandlas med samtycke som grund behandlas av föreningen. Om ett samtycke återkallas tas dessa uppgifter bort
_________
 
 
• Du som medlem har rätt att ta del av vilka uppgifter som vi har registrerade om dig.
• Vemdalsskalets Vägförening delar aldrig ut några uppgifter om sina medlemmar till någon extern part.
• Vemdalsskalets Vägförening delar inte ut uppgifter om medlemmar till andra medlemmar. Om en medlem vill ha kontakt med en annan medlem så kan samfälligheten erbjuda sig att förmedla den kontakten.
• E-postuppgift är inte en lagstadgad uppgift så vi behöver respektive medlems godkännande för att kunna registrera dennes e-postadress. Detta är något vi arbetar aktivt med eftersom vi styr all kommunikation till att vara digital.
• E-postadress
– Vi lagrar bara e-postadresser till fastighetsägare enligt debiteringslängd för Vemdalsskalets Vägförening. Debiteringslängden godkänds en gång om året på samfällighetens årsmöte.

– Styrelsen för samfälligheten har det formella ansvaret. Maritta Stensson på Vemservice har av styrelsen givits ansvar för att praktiskt hantera samfällighetens register och att de följer riktlinjerna i GDPR och i dessa rutiner.

– Utskick per e-post sker så att övriga mottagare inte kan se andra mottagare

– Vid försäljning av fastighet avregistreras e-postadresser och uppgifter i debiteringslängden.
__________
Om du har frågor gällande vårt register så är du välkommen att höra av dig till Maritta Stensson, Vemservice AB. Maritta är samfällighetens administratör och nås på: maritta@vemservice.se.
Dessa riktlinjer som följer Dataskyddsförordningen (GDPR) är godkända av samfällighetens styrelse den 23 maj 2018
 
Peter Sundlöf

Ordförande