Författare: Titti Printz Björk

Vemdalsskalets Vägförening
 
HANTERING AV MEDLEMSUPPGIFTER
Rutiner
 
 
Enligt den nya dataskyddsförordningen (GDPR – General Data Protection Regulation) som träder i kraft i maj 2018 så måste alla registerhållare utse personuppgiftsansvariga samt fastställa rutiner för hur medlemsuppgifter hanteras.
 
En Samfällighetsförening är enligt lagen skyldig hålla register över sina medlemmar.
Vägföreningen använder sig av det webbaserade verktyget Vägfas för all registerhållning. Detta är ett lösenordskyddat verktyg som endast styrelsen och vår inhyrda administratör har tillgång till.
Registret uppdateras automatiskt med nya uppgifter från Lantmäteriet.
 
Detta har vi i Vemdalsskalets Vägförening gjort för att du som medlem ska känna dig trygg och för att vi ska uppfylla lagstadgade krav. Det är viktigt för dig som medlem att veta följande om våra register och vilka rutiner vi har fastställt för medlemsuppgifter.
 
Vi behandlar följande personuppgifter
• Namn
• Adress
• Telefonnummer
• Fastighetsbeteckning
 
Uppgifterna finns i föreningens
• Medlemsregister
• Debiteringslängd
• Röstlängd
• Register över förtroendevalda
 
Hur behandlas uppgifterna?
I manuella pärmar och på dator som styrelsen ansvar för (praktiskt sker detta genom vår administratör Maritta Stensson på Vemservice AB). I samband med kallelse till årsmöte klargörs att debiteringslängden kommer att avhandlas på årsmötet, liksom uppgifter om föreningens räkenskaper och förslag till budget för kommande verksamhetsår.
 
Styrelsen ansvarar för att uppgifterna är uppdaterade. Uppgifterna i registren används enbart för interna bruk. Styrelsen har säkerställt att personuppgifter i föreningens register inte sprids till obehöriga.
 
Hur länge sparas uppgifterna?
Personuppgifter om medlemmarna sparas i medlemsregistret så länge personerna är anslutna till samfällighetens gemensamhetsanläggning och medlemmar i samfälligheten. Debiteringslängd och röstlängd kommer att sparas i 10 år från dagens för årsmötet med hänsyn till reglerna om allmän preskription.
Så länge ett samtycke föreligger kommer personuppgifterna som behandlas med samtycke som grund behandlas av föreningen. Om ett samtycke återkallas tas dessa uppgifter bort
_________
 
 
• Du som medlem har rätt att ta del av vilka uppgifter som vi har registrerade om dig.
• Vemdalsskalets Vägförening delar aldrig ut några uppgifter om sina medlemmar till någon extern part.
• Vemdalsskalets Vägförening delar inte ut uppgifter om medlemmar till andra medlemmar. Om en medlem vill ha kontakt med en annan medlem så kan samfälligheten erbjuda sig att förmedla den kontakten.
• E-postuppgift är inte en lagstadgad uppgift så vi behöver respektive medlems godkännande för att kunna registrera dennes e-postadress. Detta är något vi arbetar aktivt med eftersom vi styr all kommunikation till att vara digital.
• E-postadress
– Vi lagrar bara e-postadresser till fastighetsägare enligt debiteringslängd för Vemdalsskalets Vägförening. Debiteringslängden godkänds en gång om året på samfällighetens årsmöte.

– Styrelsen för samfälligheten har det formella ansvaret. Maritta Stensson på Vemservice har av styrelsen givits ansvar för att praktiskt hantera samfällighetens register och att de följer riktlinjerna i GDPR och i dessa rutiner.

– Utskick per e-post sker så att övriga mottagare inte kan se andra mottagare

– Vid försäljning av fastighet avregistreras e-postadresser och uppgifter i debiteringslängden.
__________
Om du har frågor gällande vårt register så är du välkommen att höra av dig till Maritta Stensson, Vemservice AB. Maritta är samfällighetens administratör och nås på: maritta@vemservice.se.
Dessa riktlinjer som följer Dataskyddsförordningen (GDPR) är godkända av samfällighetens styrelse den 23 maj 2018
 
Peter Sundlöf

Ordförande
 
 
 
 
 

Hejsan alla medlemmar!
Då har vi fått snö så det räcker och blir över, och det är väl det som vi vill ha i fjällen? Eller hur?
Det tråkiga med all den snö vi fått är att snöröjningen inte kan vara på alla ställen samtidigt. Jag kan förstå att det skapar en viss irritation när de ej hinner med då just du kommer till din stuga och får vänta.
Tyvärr innebär det också en mängd, inte allt för trevliga samtal, till vår vägfogde som gör det han skall för att hålla maskinerna, som har varit fler än de kontrakterade 2 traktorer + 1 lastbil, igång. Vägfogden, som för övrigt har fått ett nytt telefonnummer, (finns på hemsidan), lägger upp aktuell information på vår nya hemsida som ni som hittat hit gärna få förmedla till övriga.
Vi har en budget som beslutats på årsmötet att försöka hålla oss till och dessutom ett upphandlat kontrakt med Vemdalsåkeriet som gäller även över nästa säsong. Det skall tilläggas att vi redan nu har en person avdelad ur styrelsen som tittar på den kommande upphandlingen.
Vad jag egentligen vill ha sagt är att det inte hjälper att ringa och skälla på våran vägfogde. Du får inte snabbare skottat för det, eftersom våra maskiner kör efter ett bestämt mönster, för att de olika zonerna skall kunna turas om, att vara först ut efter att det snöat.
Vad vi/ni som stugägare kan hjälpa till med är att ha väl utmärkt med käppar och en plats för traktorn att lägga snön på.
Traktorn har ett schaktblad som skjuter snön framför sig och kan därför inte plocka den ”bakåt”. Det är därför också viktigt att man har en rejäl yta, fri ifrån andra föremål, dit traktorn kan ”trycka” snön.
Inför nästa upphandling har vi också funderat på hur mycket var och en skall få skottat egentligen. Räcker det med 2 drag/fastighet och att man sedan när det lugnat sig får beställa tilläggsskottning som man betalar för själv? Vi har också funderat på ett system där man anmäler att man är på väg och dessa tomter prioriteras. Dock har vi ännu inget förslag på hur det skall gå till rent praktiskt. Är det kanske dags för differentierade avgifter om man hyr ut eller inte.. Ja det finns en hel del vi i styrelsen funderar på men som vi inte kan ändra på utan ett årsmötesbeslut….
Jag hoppas att vårat årsmöte på långfredagen blir lika välbesökt som tidigare och att ni hjälper till med nya idéer hur vi skall komma vidare med detta expansiva område och dess skötsel av vägar/snöröjning.
/Peter Sundlöf Ordförande

Sundsvall 171016

Hejsan alla medlemmar!

Nu har det gått en sommar och lite till sedan årsmötet. En ny vinter står utanför dörren. Hoppas nu på mycket snö.

Sommaren som gått har ägnats till underhåll av våra vägar. Då underhållet varit lite eftersatt ett tag så har vi, och framförallt våran vägfogde, fått ligga i lite extra. Budgeten höll inte riktigt, men vi ansåg det som viktigt att hålla våra vägar i bra skick, så vi har överskridit lite.

Vi har också genomfört en inventering av stugor, bostadsrätter, tomter och husvagnsparkeringen vad beträffar andelar i Vägföreningen. Enligt ett Lantmäteribeslut ifrån 2000-04-21 så skall det debiteras enligt följande:

Fastighet. Andelar

• Fritidsfastighet med en lägenhet: 1 andel
• Fritidsfastighet med flera av varandra oberoende hus eller lägenheter: 1 andel + 0,5 andel/tillkommande lgh/hus
• Permanentboende: 2 andelar
• Obebyggd tomt: 0,2 andelar
• Lägenhetshotell/Personalbostäder. 0,2 andelar/rum
• Bostadsrättsförening/andelshus: 0,5 andel/lägenhet

Vi kommer att informera och skicka ut reviderad taxa i vissa fall till våren. Om du vet med dig att du ej betalar enligt ovanstående, så hör gärna av dig till kansliet.

Tel: 0684-30425 Email: info@vskvag.se

Det är nu stort pådrag hos fiberleverantörer i området att få knyta kunder. Vi är naturligtvis måna om att det skall gå så smidigt som möjligt för dessa leverantörer, och framförallt fastighetsägare.

Dock kommer vi i styrelsen diskutera hur vi skall gå till väga om flera operatörer vill gräva inom samma område. Vi vill inte äventyra framtida underhåll pga kablar i och kring vägbanan.

Till sist: Kom ihåg att sätta upp käppar inför snöskottningen.

Med vänliga hälsningar

Peter Sundlöf
Ordförande Vägföreningen